Lean Project Management

 

Mucho hemos oído recientemente acerca de “proyectos ágiles” o de “Lean Projects”. Los dos conceptos muy cercanos entre sí tienen un objetivo común: agilidad en la toma de decisiones en la gestión de los emprendimientos (proyectos) sin poner en riesgos los objetivos de Alcance, Tiempo, Costo y Calidad de los mismos.

Parte de las experiencias que tenemos las personas que nos enfrentamos a la gestión diaria de los proyectos es precisamente que no logramos que sean agiles. El seguimiento al pie de la letra de estándares o metodologías como las del Project Management Institute (PMI) o el Prince2 (para mencionar solo las más difundidas) no lo permite no solo por la gran cantidad de acciones y tareas que hay que cumplir en la fase de planeación sino porque entre más complejo sea el emprendimiento mayor complejidad tendrá el seguimiento al cumplimiento del plan inicial.

En realidad es  frustrante verse inmerso en un cumulo de toma de decisiones administrativas y técnicas sin contar con apoyo adicional mientras el proyecto naufraga. En realidad, si siempre se pudiese contar con un grupo de personas que poyaran las labores diarias del gerente de proyecto, personas distintas al equipo técnico de trabajo, esa labor sería mucho más fácil y seguramente la labor del gerente tendría mayor visibilidad. Las oficinas de proyectos (PMO por sus siglas en Inglés)  cumplen excelentemente con esa función; lastimosamente, muy pocas organizaciones cuentan con ellas.

La otra alternativa, es apoyarnos en la tecnología. Los sistemas de información son cada vez más relevantes en el logro de proyectos ágiles y eso lo deben aprovechar las organizaciones. Sin embargo, el contar con herramientas que solo funcionan en el computador del gerente de proyecto lo vuelven a colocar en una posición desventajosa; todo vuelve a girar en torno a su capacidad individual de trabajo.

La búsqueda de herramientas colaborativas para la gestión de los proyectos y ahora para la gestión de los portafolios y los programas de proyectos corporativos ha terminado. Parece que muchas casas de software han escuchado nuestros ruegos y hoy podemos contar con varias herramientas que aprovechando las ventajas de internet permiten que la gestión del proyecto no recaiga únicamente en el Gerente de Proyecto sino también en todos los miembros del equipo de proyecto o incluso en otros implicados como son los patrocinadores o incluso los usuarios mismos.

Ahora la pregunta es: Vale la pena invertir en esfuerzos técnicos, humanos y, por supuesto financieros, en la adquisición de un set de herramientas que permitan mejorar ese ambiente colaborativo para el logro de proyectos ágiles?.

La respuesta más fácil es que sí; sin embargo,  las realidades de las organizaciones que acometen proyectos son distintas. La herramienta más sencilla disponible hoy en el mercado puede representan una inversión de muchos miles de dólares; normalmente más de US$50.000, en solo licenciamiento; esto sin contar con la inversión en infraestructura e incluso la consultoría para echar a andar la solución que puede llegar incluso a duplicar o triplicar esa cifra. Que hacer entonces?.

Pues lo primero es responderse la pregunta de si la organización está preparada para adoptar  este tipo de soluciones; ya sea porque su volumen anual de proyectos  es lo suficiente para que se amortice la inversión o simplemente porque se cuenta con el apalancamiento financiero para lograrlo o porque la empresa tiene el grado de madurez para hacerlo y ese es el momento. Las perspectivas y conocimiento de las organizaciones en Colombia y casi que de manera generalizada en la mayoría de países latinoamericanos es que no están listas o no tienen los recursos o no generan la suficiente cantidad de proyectos para justificar la inversión.

Para este grupo de empresas; que puede representar el 80% de las empresas que acometen proyectos, la solución está en la nube…y no por los altos costos, es porque existen soluciones para gestionar proyectos utilizando “Cloud Computing”. La gestión de proyectos utilizando soluciones en internet (denominadas Project Management Cloud Services)  existen en el mundo y están disponibles. Pero no es la comúnmente llamada SaaS (Software as a Service) que no es más que un simple y llano arrendamiento de licencias por demanda…no; es el tener disponible soluciones (no herramientas) que permitan recoger las mejores prácticas en gestión de proyectos con acceso por internet y con el solo uso de una navegador web. Esta solución de “Cloud Computing” existe y está disponible en Colombia (y países de habla hispana) por demanda y dependiendo del perfil y procesos de gestión de proyectos que se desee realizar. Si hay organizaciones que estén empezando en la gestión de proyectos y desean tan solo planear  y controlar la triple restricción del proyecto en particular; la solución de Cloud Computing es perfecta. Si por el contrario, la organización desea implementar mucho más que los procesos de la triple restricción y cubrir el abanico completo de las nueve áreas de conocimiento de la gestión de proyectos; la solución Cloud Computing es perfecta. 

En qué se diferencia esta solución de gestión de proyectos en la nube de una simple solución SaaS? En que la solución de Cloud Computing ya tiene incorporado no solo el licenciamiento de software, bases de datos y equipos de cómputo sino todos los procesos que de acuerdo a las mejores prácticas deben utilizarse en la correcta gestión de un proyecto: control y gestión de cronogramas, gestión y control de alcance, manejo del costo, planeación y control de riesgos, establecimiento del plan de comunicaciones, etc. Cuando un gerente de proyecto cuenta con este tipo de herramientas su labor “manual” de planificar y controlar los proyectos se vuelve mucho más sencilla y en verdad podremos hablar de  proyectos ágiles. Ni hablar de las organizaciones que desean no solo controlar un proyecto en particular sino todo el portfolio de proyectos corporativos a través de indicadores de gestión o cuadros de mando.

 Si usted está interesado en conocer una solución” Project Managemente Cloud Serives”, contáctenos y con gusto les explicaremos como hacerlo en su organización.
 
 
Jaime E. Molina L. Ms.C; PMP
(57)(1) 634-0439 ó
www.pwcprojects.co

 

 

Contáctenos Jorge Mario Añez Tel: +571-6684999 Ext. 205 Email
Jaime Molina Tel: +571-6684999 Ext. 209 Email
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